Aussi bien pour réunir tous les collègues dans une ambiance chaleureuse que pour terminer l’année sur une note positive, beaucoup d’entreprises organisent systématiquement un arbre de Noël. Comment bien préparer ce rendez-vous ? De quels prestataires s’entourer ? Comment anticiper les choses quand on souhaite inviter environ 700 personnes, par exemple ?

 
Définir un budget et bien anticiper l’organisation
Généralement, l’arbre de Noël fait partie des dépenses de l’année que l’on anticipe dès janvier, presque douze mois avant la date, surtout s’il faut composer avec un public de plusieurs centaines d’invités.

Dans les grandes entreprises, les CE font appel à des prestataires extérieurs pour assurer toute l’organisation : choix de la salle, animations, repas, cocktail et autres cadeaux peuvent être gérés par des professionnels spécialisés dans l’événementiel.

Le fait de solliciter un acteur externe pour toute l’organisation aide à bien budgétiser son arbre de Noël. En effet, cet interlocuteur peut fournir un devis en fonction des exigences de l’événement et du nombre de personnes, ce qui permet d’éviter les mauvaises surprises au moment de régler la facture.

 
Choisir un organisateur d’arbres de Noël
Il existe de nombreux spécialistes de l’organisation d’arbres de Noël pour les entreprises : comment choisir le sien ? Très concrètement, la sélection dépend des objectifs de chacun. Par exemple, si vous souhaitez axer la soirée sur un spectacle, privilégiez les organisateurs qui incluent l’intervention d’artistes en tout genre (danseurs, comédiens, musiciens ou même magiciens, entre autres).

Si vous savez que beaucoup d’employés vont venir avec leurs enfants, collaborez de préférence avec un acteur capable de suggérer des animations qui vont les enchanter : faire venir un Père Noël, proposer des ateliers créatifs ou encore préparer un repas festif autour d’aliments simples sont autant d’initiatives qui permettent de gagner le cœur des petits.

 
Sélectionner les cadeaux
Pour les entreprises, pas toujours facile de choisir les cadeaux que l’on va délivrer pendant la soirée de l’arbre de Noël : comment faire plaisir à tout le monde sans se ruiner, sachant que chacun a des goûts potentiellement différents ?

Dans l’optique d’éviter les fausses notes et de voir tout le monde sortir satisfait de l’événement, l’idéal demeure de miser sur les chèques et autres cartes cadeaux. Cela réduira drastiquement le temps de réflexion, et vous aurez au moins la certitude de faire des heureux, puisque chacun restera libre d’acheter ce qu’il souhaite avec l’argent offert.

 
Déterminer la bonne date
Vous voulez qu’un maximum de vos 700 invités puisse venir assister à l’arbre de Noël, car il s’agit pour votre entreprise d’un moment important, autant pour resserrer les liens que booster des sentiments comme la fierté d’appartenir à un même groupe ? Ne négligez surtout pas la date de la soirée, car cette décision peut tout changer !

Concrètement, gardez en tête que vous n’avez pas l’obligation de regrouper vos collaborateurs un soir : l’arbre de Noël peut aussi se dérouler un dimanche après-midi, par exemple. On évite les samedis pendant lesquels les familles vont acheter leurs cadeaux de Noël, ainsi que les mercredis (pas toujours facile de se libérer en milieu de semaine).

Besoin d’aide pour cet arbre de Noël pendant lequel vous invitez beaucoup de monde ? Sachez que chez Ad and Co’, nous organisons un arbre de Noël de 700 personnes chaque année depuis 7 ans… Nous avons toutes les compétences pour vous aider à trouver les bons prestataires : contactez-nous !